O przyjęcie do szkoły doktorskiej może ubiegać się osoba posiadająca tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera lub równorzędny uzyskany na dowolnym kierunku.

O przyjęcie do szkoły doktorskiej może ubiegać się również osoba, o której mowa w art. 186 ust. 2 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli osoba nieposiadająca tytułu zawodowego magistra, magistra inżyniera lub równorzędnego, będąca absolwentem studiów pierwszego stopnia lub studentem, który ukończył trzeci rok jednolitych studiów magisterskich, w przypadku uzasadnionym najwyższą jakością osiągnięć naukowych.

Spełnienie tego wymogu jest weryfikowane po zakwalifikowaniu do przyjęcia do szkoły doktorskiej w momencie dokonywania przez kandydata wpisu na listę doktorantów.

Postępowanie jest prowadzone w języku polskim lub w języku angielskim.

Życiorys jest wypełniany online w formularzu w systemie IRK w momencie dokonywania zgłoszenia rekrutacyjnego i składają się na niego następujące elementy: wykształcenie (studia licencjackie, magisterskie, podyplomowe, doktoranckie), zainteresowania naukowe, publikacje, udział w konferencjach, doświadczenie badawcze i zawodowe, kursy, szkolenia, warsztaty, stypendia, nagrody, wyróżnienia, inne osiągnięcia.

List rekomendacyjny napisany przez pracownika prowadzącego działalność naukową w dyscyplinie, posiadającego co najmniej stopień naukowy dr hab., lub posiadającego co najmniej stopień doktora i uprawnienia do opieki nad doktorantem jako promotor główny.

Projekt planu badawczego (min. 10 000, max. 18 000 znaków bez spacji) zawierający następujące elementy: tytuł, słowa kluczowe, cel / problem badawczy, znaczenie proponowanych badań, metody badawcze, koncepcja i plan badań oraz wstępna bibliografia.

Projekt planu badawczego jest wypełniany online w formularzu w systemie IRK w momencie dokonywania zgłoszenia rekrutacyjnego.

Opinia potwierdzająca wysoką jakość prowadzonych przez kandydata prac badawczych oraz wysoki stopień zaawansowania tych prac, wydana przez opiekuna naukowego posiadającego co najmniej stopień doktora habilitowanego lub będącego pracownikiem zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej, który posiada znaczące osiągnięcia w zakresie zagadnień naukowych związanych z programem kształcenia.

Opinia jest wczytywana do systemu w formie skanu w formularzu w systemie IRK wypełnianym w momencie dokonywania zgłoszenia rekrutacyjnego.

Dyplomy ukończenia studiów uzyskane poza Polską muszą być opatrzone klauzulą apostille lub poddane legalizacji. Na tej podstawie zagraniczne dokumenty są dopuszczone do obrotu prawnego na terytorium Polski. W przypadku dokumentów, które wydano w państwach będących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. nr 112, poz. 938), należy uzyskać apostille. Lista państw oraz instytucji, które w każdym z nich odpowiadają za wydawanie apostille znajduje się tutaj. Należy pamiętać, że apostille sporządzone w języku innym niż polski lub angielski powinno zostać przetłumaczone.

Legalizacja, podobnie jak apostille, potwierdza autentyczność dokumentu wydanego poza Polską. Należy ją wykonać, jeśli nie jest możliwe uzyskanie apostille, bo kraj, który wydał dokument nie przyjął konwencji haskiej, o której mowa powyżej. Jeśli dyplom został wydany w takim państwie, oznacza to, że należy zgłosić się do instytucji, która w tym państwie odpowiada za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu za granicą. Po uzyskaniu w takiej instytucji wymaganego potwierdzenia należy zgłosić się do polskiej placówki dyplomatycznej w kraju wydania dokumentu, która ostatecznie zalegalizuje dokument.

Dokumenty wydane w języku innym niż polski lub angielski muszą mieć dołączone poświadczone (tzw. przysięgłe) tłumaczenie na język polski lub angielski. Tłumaczenie poświadczone to takie, które uwierzytelnił (poświadczył pieczęcią):

• polski tłumacz przysięgły (osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych polskiego Ministerstwa Sprawiedliwości, dostępną pod adresem: lista tłumaczy przysięgłych) lub,
• tłumacz przysięgły zarejestrowany w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie, Norwegii lub Szwajcarii, lub innym kraju OECD (jeżeli w danym kraju funkcjonuje instytucja tłumacza przysięgłego), lub
• konsul Rzeczypospolitej Polskiej, właściwy dla państwa, na którego terytorium lub w którego systemie edukacji wydano dokument, lub
• akredytowane w Polsce przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny państwa, na którego terytorium lub w którego systemie edukacji wydano dokument.

Klauzula apostille i legalizacja wydane w innym języku niż polski lub angielski również wymagają tłumaczenia.

W zależności od sytuacji kandydata mogą być wymagane dodatkowe dokumenty:

• pełnomocnictwo – jeśli kandydata wpisuje pełnomocnik (wzór pełnomocnictwa kandydat może pobrać z konta po dokonaniu zgłoszenia).

Każdy doktorant przyjęty do szkoły doktorskiej, w tym cudzoziemiec, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie podlega temu ubezpieczeniu z innego tytułu (np. stosunku pracy, umowy zlecenie, działalności gospodarczej, podlegania jako członek rodziny do 26. roku życia, jako współmałżonek osoby ubezpieczonej). Składkę z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego opłaca Uniwersytet Jagielloński i jest ona finansowana z budżetu państwa. Ponadto, doktorant pobierający stypendium doktoranckie podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu oraz wypadkowemu.

WAŻNE: Osoba przyjęta do szkoły doktorskiej rozpoczyna kształcenie i nabywa prawa doktoranta z chwilą złożenia ślubowania. Dział Spraw Osobowych zgłasza każdego doktoranta przyjętego do Szkoły do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego w momencie rozpoczęcia kształcenia, tj. najwcześniej od 1 października. Do tego czasu kandydat będący cudzoziemcem zobowiązany jest pokryć indywidualnie koszty ubezpieczenia na czas podróży, leczenia, etc.